Ce menu vous permet d’enregistrer le classeur actuel, d’en créer un nouveau à partir d’un modèle ou d’un classeur vierge.

Ce menu comprend tous les outils de base comme la gestion de la police, la mise en forme, les options de tri et les filtres.

À partir d’ici, vous allez pouvoir insérer un tableau ou un graphique à partir de modèles, des images ou des formes.

Ce menu met à votre disposition les outils de dessin de base comme le stylo, le surligneur, la gomme, etc.

Ce menu permet la gestion de l’apparence de votre tableur avec des thèmes et des options de mises en page.

Ce menu vous propose une bibliothèque de fonctions rangées par thèmes, et divers outils de calcul.

Ce menu offre la possibilité de récupérer des données de diverses manières, de les transformer ou d’en changer le format.

D’ici, il est possible d’effectuer diverses vérifications (orthographe, statistiques du classeur), ajouter des commentaires.

Ce menu propose plusieurs outils pour personnaliser davantage votre mise en page avec plusieurs modes et options.

Ce menu permet d’ajouter des scripts Office et automatiser des tâches.

L’onglet « Développeur » est absent par défaut, et à activer. Il permet d’automatiser des tâches avec la programmation VBA.

Ce menu vous permet d’accéder à l’assistance ou de contacter le support.

Ce menu permet de créer un document au format PDF.

Cette fonction est très pratique pour afficher des résultats différents en fonction des valeurs comprises dans un tableau. Selon les conditions que vous posez, vous pouvez faire apparaître une donnée bien précise dans votre tableau. Par exemple, classer dans la catégorie haut de gamme les produits d’une liste dans le prix dépasse un certain montant.

La fonction MOYENNE, comme son nom l’indique, est utile pour calculer la moyenne des données d’un ensemble de cellules et la faire apparaître dans la cellule cible de votre choix. Elle fait partie des fonctions incontournables sur le logiciel, utile pour faire ressortir une tendance à partir de plusieurs autres valeurs.

La fonction SOMME permet d’effectuer l’addition des informations de votre choix, contenues dans des cellules précises. Elle vous permet d’en faire ressortir la somme dans la cellule cible de votre choix. Elle peut par exemple être pratique pour calculer le montant total des ventes sur un mois.

La fonction NB permet de repérer efficacement combien de cellules comportent un nombre. Elle peut être utile par exemple pour savoir combien de salariés ont travaillé lors d’un jour ou d’une tranche horaire donnée.

La fonction RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV est utile pour retrouver une donnée précise dans l’ensemble des cellules de votre page. Vous pouvez par exemple vous en servir pour retrouver la ligne d’informations qui correspond à un client en cherchant son nom.

Présentation de l’interface dans Excel : Le guide ultime

Excel, logiciel de la suite Microsoft Office, fait partie des outils les plus utilisés pour les tâches de bureautique. Son tableur offre de nombreuses possibilités, comme la mise en forme, le tri et l’analyse de données, ou encore le calcul. Mais de la même manière qu’il peut s’avérer très pratique, il peut aussi vite perdre les personnes qui n’y sont pas initiées. L’interface d’Excel se présente sous la forme d’un tableur quadrillé, qui comprend deux axes. Au-dessus, on trouve une barre d’outils riche, mais qui demande un certain temps à être prise en main. De prime abord, tout débutant peut donc facilement être dérouté et ne plus savoir où donner de la tête. Dans ce guide, nous vous donnons les bases à connaître sur l’interface d’Excel.

Utiliser Excel en entreprise

Excel est l’un des outils les plus utilisés dans le monde de l’entreprise. Les professionnels l’apprécient pour ses nombreuses fonctionnalités pratiques, et le gain de temps énorme qu’il offre dans leur travail. Et c’est sans compter sa polyvalence, qui le rend efficace pour un large choix de tâches spécifiques et de postes différents. En voici quelques exemples concrets :

L’usage d’Excel en comptabilité, pour de la budgétisation ou de l’analyse de données financières avec par exemple un graphique.
La mise en place d’un tableau Excel en management, pour mettre à jour le planning d’une équipe ou les tâches qu’elle a à faire.
L’utilisation d’Excel en événementiel, pour l’élaboration d’un rétroplanning d’actions sous la forme d’un tableau.
L’appui sur Excel en Marketing, pour lister des leads ou établir des rapports de performances de ventes.

Pour davantage d’informations sur ce sujet, découvrez notre guide qui traite de la nécessité d’utiliser Excel en entreprise.

L’interface générale d’Excel : comment s’y retrouver

Avant d’entrer davantage dans les détails, voici un tour d’horizon général sur l’interface d’un tableur Excel. Voici les notions nécessaires aux utilisateurs débutants sur le logiciel, et qui souhaitent avoir quelques bases.

Le tableur Excel

Le tableur est par définition un programme informatique qui permet de créer et de manipuler une ou plusieurs feuilles de calcul. Une feuille de calcul sur Excel comprend par défaut plus d’un million de lignes et plus de seize mille colonnes, soit plusieurs milliards de cellules. Il s’agit du terrain idéal pour faire des tableaux, des calculs, des graphiques et bien d’autres manipulations avec des données. Les colonnes sont identifiées par des lettres dans l’ordre alphabétique, et les lignes par des chiffres dans l’ordre croissant. En tant que tableur, Excel propose une multitude de fonctionnalités aux utilisateurs, qu’il peut utiliser au profit de son travail.

La feuille de calcul

La feuille de calcul sur Excel permet de contenir ou un plusieurs types de données spécifiques, par exemple les résultats des ventes ou le planning d’un même mois, les statistiques d’un même produit ou les données d’un même employé. Mais les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles feuilles, qui se présentent à chaque fois sous la forme d’un nouvel onglet. Pour ajouter l’onglet d’une nouvelle feuille, il vous suffit de petit + en bas de votre classeur, à côté du nom de votre première feuille, généralement nommée « Feuil1 ». Vous pouvez ainsi créer une feuille par mois, par jour, par ville ou par type de produit, et renommer l’onglet comme vous le souhaitez. Tout dépend du domaine dans lequel vous effectuez votre travail.

La barre d’outils d’Excel : là où tout se passe

Concentrons-nous maintenant sur la partie haute de votre écran, juste au-dessus de votre feuille de calcul. C’est dans cette zone que vous pouvez accéder à tous les outils et les fonctionnalités d’Excel. Savoir s’y retrouver dans cet espace, c’est pouvoir effectuer un minimum efficacement tout travail basique sur le logiciel.

Trouver la barre d’outils sur Excel

Une des premières choses visibles lorsque vous ouvrez un tableur Excel pour la première fois, c’est sa barre d’outils présente sur la partie supérieure de l’écran. Vous pouvez y retrouver tous les outils et les fonctionnalités nécessaires pour traiter avec efficacité vos données, que ce soit pour de la mise en forme, du calcul ou de l’analyse.

Les menus intégrés d’Excel

Au-dessus de la barre d’outils de votre classeur, se trouvent les menus Excel. Grâce à eux, vous pouvez accéder aux différents groupes d’outils du logiciel.

Voici un tour d’horizon des menus principaux d’Excel, dont le nombre peut varier selon vos paramétrages ou votre version d’Excel.

Menus sur Excel

Fichier

Ce menu vous permet d’enregistrer le classeur actuel, d’en créer un nouveau à partir d’un modèle ou d’un classeur vierge.
Accueil

Ce menu comprend tous les outils de base comme la gestion de la police, la mise en forme, les options de tri et les filtres.
Insertion

À partir d’ici, vous allez pouvoir insérer un tableau ou un graphique à partir de modèles, des images ou des formes.
Dessin

Ce menu met à votre disposition les outils de dessin de base comme le stylo, le surligneur, la gomme, etc.
Mise en page

Ce menu permet la gestion de l’apparence de votre tableur avec des thèmes et des options de mises en page.
Formules

Ce menu vous propose une bibliothèque de fonctions rangées par thèmes, et divers outils de calcul.
Données

Ce menu offre la possibilité de récupérer des données de diverses manières, de les transformer ou d’en changer le format.
Révision

D’ici, il est possible d’effectuer diverses vérifications (orthographe, statistiques du classeur), ajouter des commentaires.
Affichage

Ce menu propose plusieurs outils pour personnaliser davantage votre mise en page avec plusieurs modes et options.
Automatiser

Ce menu permet d’ajouter des scripts Office et automatiser des tâches.
Développeur

L’onglet « Développeur » est absent par défaut, et à activer. Il permet d’automatiser des tâches avec la programmation VBA.
Aide

Ce menu vous permet d’accéder à l’assistance ou de contacter le support.
Acrobat

Ce menu permet de créer un document au format PDF.

Ajout de texte ou de formule

Entre votre barre d’outils et votre tableur, se trouve un petit espace. Dans l’angle à gauche, retrouvez la « Zone Nom », qui indique le nom de la cellule sélectionnée, par exemple A1, A2, C1, etc. Plus à droite, se trouve le symbole « Fx » qui permet d’insérer une fonction. À droite, se trouve la longue « Barre de formule », ligne dans laquelle vous pouvez renseigner le texte ou la formule que vous souhaitez voir apparaître dans votre cellule.

Les bases de données dans Excel : la base

La partie de l’écran présente sous la barre de menu est ni plus ni moins que le tableur Excel, dans lequel va être travaillée la base de données de l’utilisateur. Comme expliqué plus haut, nous avons même la possibilité d’ajouter des feuilles de calcul supplémentaire dans le cas où l’on souhaiterait travailler sur plusieurs types de données différentes. Pour plus d’informations sur le sujet, découvrez notre tutoriel guide sur comment créer une base de données sur Excel. Le cas échéant, voici toutefois un tour d’horizon des fonctionnalités les plus pratiques sur le logiciel pour mettre en ordre vos données et en faire l’analyse.

Nettoyage des données

Avant toute chose, il est nécessaire de faire ce que l’on appelle le nettoyage de nos feuilles de calcul. Cette opération vise à vérifier la qualité des données comprises dans nos cellules. De nombreux outils peuvent aider les utilisateurs dans ce travail, comme la suppression des doublons, pratique pour supprimer les valeurs qui ressortent plus d’une fois. Trouvez cet outil dans « Données » > « Suppression des doublons » dans « Outils de données ». Avec la fonction SI, que nous vous présentons plus en détail plus loin, vous pouvez trouver les cellules vides et en faire la gestion. Vous pouvez également vérifier que chaque texte présent dans votre document ne comporte pas de fautes. L’outil se trouve lorsque vous cliquez sur le menu « révision », puis que vous sélectionnez Orthographe.

Supprimer les doublons sur Excel à Blois

Le tableau sur Excel

Le tableau est le moyen le plus viable et le plus répandu pour créer des bases de données et les manipuler efficacement. Dans les tableaux, vous pouvez organiser vos données en catégories en les rangeant par colonnes, et renseigner les informations correspondantes à chaque ligne. Les différentes options de mise en forme d’un tableau proposées par Excel vous permettent d’ajouter de la clarté à vos datas, et de les organiser en cellules comme bon vous semble. Excel vous permet également de travailler sur tout type de formats de données dans votre tableau: euros, pourcentages, textes, nombres plus ou moins complexes.

Le tableau croisé dynamique

Les tableaux croisés dynamiques d’Excel vous permettent d’aller encore plus loin. En plus de stocker et de trier vos données comme un tableau classique, il permet également de les analyser et d’en faire une synthèse rapide. Il permet d’automatiser certains calculs et d’adopter des points de vue différents sur les données. Les tableaux croisés dynamiques sont parfaits pour les bases de données lourdes et complexes, et permettent de gagner beaucoup de temps. Vous faites partie des utilisateurs pour lesquels l’analyse de données est une tâche récurrente ? Apprendre à réaliser un tableau croisé dynamique et l’exploiter est sans nul doute une des compétences que vous devez avoir en poche.

Tableau croisé dynamique sur Excel à Blois

Le graphique avec Excel

Les graphiques vous permettent de visualiser et d’analyser d’une manière plus claire les données de votre tableau Excel. Le logiciel vous propose plusieurs modèles de graphiques spécifiques : graphiques en courbes, en camembert, en barres, etc. Sélectionnez simplement la plage de cellules qui vous intéresse, puis cliquez sur le modèle de graphique que vous souhaitez insérer et il se générera automatiquement. Les graphiques générés par Excel seront particulièrement utiles pour vos rapports, vos comptes rendus ou exposés.

L’importance de la mise en forme

Une fois que vous avez créé votre tableau ou votre graphique, il faut pouvoir en maximiser la lisibilité. Ceci permet de rendre plus agréable la lecture des informations, et par conséquent de gagner du temps dans vos analyses. Dans un premier temps, en passant par le menu Mise en page, vous pouvez avoir la gestion de la mise en page générale de votre classeur : marges, sauts de page, arrière plan, quadrillage, etc. Pour ce qui est de la gestion de l’affichage de votre tableau ou graphique, vous pouvez soit le faire manuellement, soit choisir parmi les différentes options de personnalisation proposées par Excel. Celles-ci vous sont proposées lorsque vous êtes passé par « Insertion » pour ajouter un tableau ou un graphique. Des onglets « Création de tableau » ou « Création de graphique » s’ajoutent dans les menus. Il est même possible d’aller plus loin avec des fonctionnalités comme la mise en forme conditionnelle, qui permet de conditionner l’apparence en fonction des valeurs comprises dans les cellules.

Les formules de calcul sur Excel

Les formules de calcul d’Excel font partie des fonctionnalités phares du logiciel. Les formules permettent d’effectuer rapidement et efficacement tout type de calcul. L’utilisateur peut choisir de renseigner son calcul manuellement, comme =A1+A2 (pour additionner deux cellules), ou bien de passer par les fonctions. Les fonctions sont des calculs prédéfinis sur Excel. Sélectionnez la cellule qui vous intéresse, mettez le nom de la fonction à la suite d’un =, puis renseignez les valeurs que vous souhaitez impliquer dans votre calcul. Ou passez tout simplement par « Insérer une fonction » dans le menu Formules. Pour certaines fonctions, plus complexes, une fenêtre « d’arguments de la fonction » s’ouvre et vous permet d’entrer des valeurs et des conditions supplémentaires. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez notre guide sur comment créer une formule de calcul sur Excel, qui vous explique de procédé étape par étape. Auquel cas, voici une liste des fonctions Excel les plus populaires auprès des utilisateurs.

La fonction SI

Cette fonction est très pratique pour afficher des résultats différents en fonction des valeurs comprises dans un tableau. Selon les conditions que vous posez, vous pouvez faire apparaître une donnée bien précise dans votre tableau. Par exemple, classer dans la catégorie haut de gamme les produits d’une liste dans le prix dépasse un certain montant.
La fonction MOYENNE

La fonction MOYENNE, comme son nom l’indique, est utile pour calculer la moyenne des données d’un ensemble de cellules et la faire apparaître dans la cellule cible de votre choix. Elle fait partie des fonctions incontournables sur le logiciel, utile pour faire ressortir une tendance à partir de plusieurs autres valeurs.
La fonction SOMME

La fonction SOMME permet d’effectuer l’addition des informations de votre choix, contenues dans des cellules précises. Elle vous permet d’en faire ressortir la somme dans la cellule cible de votre choix. Elle peut par exemple être pratique pour calculer le montant total des ventes sur un mois.
La fonction NB

La fonction NB permet de repérer efficacement combien de cellules comportent un nombre. Elle peut être utile par exemple pour savoir combien de salariés ont travaillé lors d’un jour ou d’une tranche horaire donnée.
La fonction RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV est utile pour retrouver une donnée précise dans l’ensemble des cellules de votre page. Vous pouvez par exemple vous en servir pour retrouver la ligne d’informations qui correspond à un client en cherchant son nom.

La programmation VBA avec Excel : aller plus loin

La programmation VBA sur Excel s’adresse aux utilisateurs qui souhaitent aller plus loin sur le logiciel, et en exploiter toutes les fonctionnalités. VBA signifie Visual Basic for Applications. Il s’agit du langage de programmation développé par Microsoft et inclut dans Excel. Il permet d’exécuter ce que l’on appelle des macros. Enregistrée manuellement par l’utilisateur ou sous la forme d’un code, la macro permet de reproduire à volonté et automatiquement des tâches sur Excel. Il peut s’agir d’une ou de plusieurs actions, généralement complexes ou répétitives, que l’utilisateur souhaite pouvoir effectuer rapidement et qu’il enregistre donc sous la forme d’une macro. Pour créer et modifier vos propres macros, cliquez dans le menu « Développeur » (à activer au préalable) et découvrez toutes les fonctionnalités de Visual Basic. Pour en apprendre davantage, découvrez notre guide sur les bases de la programmation VBA.

ABC Formation continue vous propose des formations sur mesure sur Excel

Pour prendre en main Excel ou vous y perfectionner, vous pouvez choisir de suivre une formation auprès de notre organisme. Les cours tiennent compte de l’usage que vous souhaitez avoir du logiciel pour vos projets et de votre niveau initial. Suivez vos cours à votre rythme, aux moments de la semaine et de la journée qui vous arrangent le mieux.