Utiliser Excel en entreprise

Aujourd’hui, pouvoir justifier d’une bonne maîtrise d’Excel sur son CV est sans nul doute un atout de poids pour tout professionnel. Et c’est sans compter les nombreux atouts qu’offre le logiciel dans de nombreuses tâches de bureautique, qu’elles soient d’ordre administratif, comptable, marketing ou organisationnel. Microsoft Excel est un logiciel de calcul qui se présente sous la forme d’un tableur, et qui permet la visualisation, la manipulation et l’analyse de données. Ses nombreux outils permettent d’effectuer un travail précis et rapide, qui optimise très nettement la manière de travailler de ses utilisateurs. Dans cet article, nous décryptons point par point en quoi Excel est un logiciel phare dans le monde de l’entreprise.

Les atouts d’Excel utilisé en entreprise

Les logiciels de bureautique se comptent par centaines, mais qu’est-ce qui fait que certains comme Microsoft Excel se démarquent des autres ? Un ensemble d’atouts font qu’Excel convient à de nombreux types de professions et d’activités, et que sa puissance permet d’apporter une véritable plus value. Focus sur les principaux avantages apportés par Microsoft Excel dans un contexte d’entreprise.

Un gain de temps important

Dans un monde où tout va toujours plus vite, obtenir des réponses rapides est devenu un enjeu pour tous. Le contexte professionnel est en première ligne dans cette course. Il implique de pouvoir respecter certains délais et de s’organiser avec efficacité. Et il s’agit d’une chose qu’Excel permet grâce à ses nombreuses fonctionnalités :

Les macros VBA, qui permettent d’automatiser des actions.
Les fonctions de calculs qui font parler vos données avec précision.
L’incrémentation de données, pour automatiser le remplissage d’informations.

Il ne s’agit ici que d’une liste exhaustive. Microsoft Excel regorge de nombreux outils, que seules plusieurs heures de pratique et de formation permettent de maîtriser.

Une vision limpide sur la data

Toujours dans cette même optique de simplifier le travail des professionnels, Excel permet également de rendre plus lisible ce qui ne l’est pas nécessairement de prime abord. Il permet de rendre plus intelligibles les bases de données denses et complexes, et d’en tirer des conclusions bien plus facilement. Ceci est rendu possible grâce à bon nombre de ses outils et fonctionnalités, comme :

L’organisation des données sous forme de tableaux ou de graphiques.
Les filtres de tri des informations, qui permettent de se concentrer sur l’essentiel.
Les options de mise en forme de vos données.

Gestion des données sur Excel en entreprise à Blois

Excel pour élaborer des bases de données

Un des premiers grands aspects généralement apprécié des professionnels sur Excel, est la possibilité qu’il laisse pour l’élaboration de bases de données. Que ce soit pour monter un budget, un rétroplanning en événementiel, un planning de travail ou encore des statistiques en marketing, Excel possède tous les outils nécessaires pour permettre de structurer vos données avec propreté. Pour avoir plus de détail sur le sujet, découvrez notre tutoriel sur comment créer une base de données sur Excel.

Le tableau de données sous Excel

Le tableau Excel est un incontournable dans ce domaine, souvent à la base de tout travail effectué sur un classeur Excel. Un tableau permet l’organisation de vos données au travers de lignes et de colonnes qui ont des intitulés. Excel propose plusieurs modèles de tableaux, mais l’utilisateur peut en créer un personnalisé selon ses besoins. Il est particulièrement utile au professionnel pour le suivi d’une activité, l’organisation d’actions ou encore le stockage d’informations (données client, chiffres des ventes, stock d’articles, etc.). Pour plus d’informations sur le sujet, découvrez notre tutoriel sur comment faire un tableau sur Excel.

Excel VBA, le langage de programmation

Mais élaborer une base de données peut s’avérer chronophage lorsque les informations à notre disposition sont lourdes, variées ou complexes. Pour simplifier le travail de l’utilisateur, Microsoft Excel permet d’automatiser des tâches à l’aide de son langage de programmation appelé Excel VBA. De son nom complet Visual Basic for Application, ce langage permet de créer ce qu’on appelle des macros, des commandes automatiques qui permettent de répondre aux exigences d’efficacité et de rapidité que l’on peut avoir en entreprise. Vous souhaitez en apprendre plus ? Découvrez notre tutoriel sur les bases de la programmation VBA.

Excel pour analyser des données

Mais avoir des bases de données propres ne suffit parfois pas pour les tâches de certains professionnels dans leurs entreprises, et la nécessité d’en faire l’analyse se présente souvent. À cette fin, de nombreux outils permettent aux utilisateurs en entreprise de faire parler leurs données et d’établir des rapports.

Les fonctions et formules de calcul

Les formules et les fonctions de calculs sur Excel permettent d’appliquer des calculs mathématiques aux valeurs d’un classeur, comme une somme, une multiplication, des conditions précises ou toute autre règle. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez notre article sur les 5 formules Excel à connaître.

Le graphique Excel

Les graphiques Excel sont incontournables pour l’élaboration de rapports. Ils permettent une lecture simplifiée et plus synthétique des données d’un tableau, permettant de mieux constater les tendances, évolutions et proportions. Excel permet à l’utilisateur de créer des graphiques et des diagrammes de tous types : camembert, en barres, en courbes, etc. Vous êtes intéressé par le sujet ? Découvrez notre tutoriel sur comment faire une analyse de données sur Excel.

Le tableau croisé dynamique sous Excel

Le tableau de croisé dynamique permet à l’utilisateur d’interagir de manière bien plus complète avec ses données. Il synthétise les données, et permet d’en faciliter l’analyse à l’aide de calculs, de filtres et d’options de présentation diverses. Il est particulièrement efficace avec les informations denses et complexes, comme on peut en avoir dans certaines entreprises.

Tableau croisé dynamique sur Excel à Blois

Quelques raccourcis utiles sur Excel

L’utilisation d’Excel en entreprise peut impliquer des tâches nombreuses et répétitives, qui doivent être réalisées dans certains délais. C’est dans ce type de cas de figure que les raccourcis clavier sur Microsoft Excel peuvent s’avérer utiles pour réaliser rapidement certaines actions. Voici 10 raccourcis clavier qui sont utiles sur Excel.

Ctrl + N vous permet d’ouvrir un nouveau classeur.
Ctrl + S vous permet d’enregistrer le fichier ouvert.
Ctrl + W vous fait fermer le classeur actif sans quitter Excel.
Ctrl + P ouvre la fenêtre qui vous permet de lancer l’impression de votre tableur.
Ctrl + A sélectionne toutes les cellules d’un tableau ou d’une feuille de calcul.
Ctrl + F vous permet de rechercher une valeur précise dans votre tableur.
Ctrl + H est utile pour rechercher et remplacer une valeur.
Ctrl + ; est utile pour insérer la date du jour.
Ctrl + : est utile pour insérer l’heure actuelle.
Alt + = est utile pour insérer la fonction SOMME.